L'aménagement d'une salle d'attente

Peu de gens, voire personne n'aime attendre dans une salle d'attente, mais c'est très souvent un passage obligé lors de certains déplacements, chez un médecin par exemple. Le temps d’attente moyen d’une personne dans la salle d'attente d'un médecin est d'environ 21 minutes. Il est donc très important de veiller à ce que les clients se sentent à l'aise et bien accueillis lorsqu'ils attendent dans votre espace.

Votre salle d'attente doit également être le reflet de ce que vous et votre entreprise ou organisation représentez. Il y a quelques points à respecter pour que votre salle d’attente soit bien aménagée et la plus confortable et accueillante possible.

Faites attention à la circulation

Lorsque vous aménagez votre espace de réception, vous devez avoir une idée précise des entrées et sorties de vos invités, visiteurs ou patients et vous assurer que ces zones sont clairement indiquées. Un visiteur qui entre dans votre cabinet et qui ne sait ni se repérer ni savoir où aller pour attendre ne se sentira pas à l’aise.

Il faut aussi faire attention à l’espace dans la salle d'attente, les visiteurs doivent pouvoir y circuler facilement sans embêter ceux qui attendent déjà.

Le mobilier de la salle d’attente

La partie qui est probablement la plus importante de votre salle d'attente est le mobilier ; non seulement c'est la première chose que vos invités verront, mais c'est aussi ce qui déterminera le confort de votre salle d’attente.

Le bureau d'accueil

Votre comptoir d'accueil doit être le point central de votre zone d'attente et être facilement visible et accessible depuis l'entrée. Il doit également être accueillant et propre. Un comptoir d’accueil rangé donnera envie à vos visiteurs de s’approcher.

Un comptoir peut facilement être rempli de toute chose ; des formulaires, des papiers, des boîtes et des paquets éparpillés. Il faut alors s’équiper d’un comptoir avec assez de rangements adéquats afin de pouvoir ranger les divers objets et matériels.

Assurez-vous également d'avoir suffisamment de place pour tous les appareils nécessaires, tels que les téléphones, les ordinateurs, les imprimantes, ainsi que pour le nombre de personnes qui seront présentes au bureau en même temps. Vous devrez également décider de la forme du bureau dont vous aurez besoin en fonction de votre espace et de vos préférences. Vous devez choisir une finition qui s'intégrera à votre décor et vous offrira la durabilité dont vous avez besoin.

Par exemple, le stratifié grain de bois est très résistant, et vous pouvez même ajouter quelques touches de finition comme l'acier ou le plexiglas. Le plus important est d’agencer le bureau d’accueil en fonction de votre espace disponible. Nous vous conseillons donc de mesurer soigneusement l'espace de réception que vous souhaitez pour garantir que le bureau que vous choisissez s'intègre sans problème dans la zone.

Sièges de la salle d'attente

Les mesures sont toutes aussi importantes pour les sièges de votre salle d'attente ; votre espace doit être professionnel et attrayant tout en accueillant confortablement vos visiteurs. Pour décider de la quantité de places assises dont vous aurez besoin, considérez le nombre de chaises de salle d'attente qui seront utilisées par vos invités le jour le plus chargé, et ajoutez-en quelques-unes de plus en prévision.

Certains critères sont à évaluer avant d’investir dans des chaises réservées à un espace d’attente : Le confort des chaises : Le temps d’attente n’est que de 20 minutes en moyenne, mais cela reste un temps d’attente. La perception du temps est différente lorsque l’on attend quelque chose. Pour que ce temps d’attente ne paraisse pas plus long, il est essentiel que vos sièges soient confortables. La taille des chaises : Prenez en compte toutes les personnes susceptibles de venir attendre dans votre salle d’attente ; leur taille, leur âge et leur mobilité. Cela permet de déterminer si vous avez besoin de chaises avec des accoudoirs ou de chaises de tailles différentes pour satisfaire tout le monde.

Par exemple, si vous souhaitez aménager une salle d’attente professionnelle il ne sera pas forcément utile de mettre des chaises enfant, que l’on pourrait retrouver dans une salle d’attente médicale. La durabilité des chaises : Il faut garder en tête que vos sièges, fauteuils, chaises ou canapés et tables seront utilisés tout au long de la journée.

C’est le principe même des meubles d’une salle d’attente. Afin d’éviter d’avoir à les changer toutes les deux semaines, il faut s’orienter vers du mobilier qui va tenir dans la durée. Par exemple, les tissus combinés ont tendance à être plus durables que les tissus naturels et conviennent donc mieux aux espaces avec plus de visites. Il faut trouver un juste milieu entre confort et durabilité.

Les tables de la salle d’attente

Les tables ne sont pas forcément nécessaires, cela dépend du type de salle d’attente que vous souhaitez aménager. Une salle d’attente médicale n’aura par exemple pas forcément besoin de table. Une salle d’attente professionnelle dans laquelle vous souhaitez faire patienter visiteurs ou collaborateurs peut nécessiter des tables.

Comme pour les sièges et le comptoir d’accueil, mesurez l’espace disponible afin d’agencer correctement les tables.

La banque d'accueil

L'ajout d'une banque d'accueil dans la salle d'attente est crucial pour offrir une expérience positive dès les premiers instants. Une banque d'accueil bien conçue et stratégiquement placée peut considérablement améliorer l'organisation et l'ambiance de votre salle d'attente.

La conception et le placement de votre banque d'accueil doivent être réfléchis pour garantir une visibilité et une accessibilité immédiates. Le comptoir doit être positionné de manière à être le premier point de contact visuel dès l'entrée, guidant naturellement les visiteurs vers lui. Cette mise en place aide à orienter les visiteurs et réduit toute confusion potentielle concernant l'endroit où se diriger.

Une salle d’attente naturelle

Il peut être très intéressant de mettre un peu de nature dans une salle d’attente. Les plantes vertes donnent une sensation de bien-être et de calme. Mettre quelques plantes par ci par là pour remplir la salle peut favoriser grandement l’attente des visiteurs.

Un espace de rangement

Le mobilier de la salle d’attente doit être optimisé pour l’accueil et l’attente des visiteurs. Certaines personnes arriveront probablement avec une veste, il peut donc être très utile de prévoir des portes manteaux dans la salle d’attente. Cela ne coûte pas grand chose en espace et en budget et peut habillement contenter certains visiteurs.

Une salle d’attente connectée

Une salle d’attente confortable c’est aussi une salle dans laquelle vos visiteurs peuvent vaquer facilement à leurs occupations ou tout simplement travailler. Cela nécessite pour la plupart des cas un ordinateur et une connexion internet. Pour le confort des visiteurs, ajoutez des prises en libre accès au niveau des sièges et installez un relais wifi dans la salle d’attente avec le code pour se connecter accessible visuellement..

Une salle d’attente reposante

Si la durée moyenne passée dans une salle d’attente est de 20 minutes, cela veut dire que l’on peut aussi y passer bien plus de temps. Si cela rentre dans votre budget vous pouvez prévoir une fontaine à eau, avec des gobelets recyclables à disposition de vos visiteurs. Vous pouvez aussi investir dans une machine à café, facile d’utilisation, aussi à disposition des visiteurs.

Les couleurs de la salle d’attente

Les couleurs des meubles que vous choisissez, ainsi que celles des murs et des luminaires, peuvent avoir un effet direct sur le ressenti de vos visiteurs. Si vous aménagez par exemple la salle d'attente d'un cabinet médical, vous voudrez peut-être choisir des couleurs apaisantes ou rassurantes comme le vert, le bleu ou le blanc pour donner un sentiment de propreté. Dans d'autres zones de réception de bureaux, comme dans un salon, une teinte rose peut faire savoir à vos clients qu'ils vont être choyés, tandis que le jaune et le rouge peuvent provoquer de l'anxiété et de l'agressivité. Lorsque vous choisissez les couleurs, n'oubliez pas que vous pouvez également vouloir que les couleurs de votre entreprise se reflètent dans votre espace d'attente. Si vous n'êtes pas sûr des couleurs qui conviennent le mieux, commandez des échantillons de tissu pour voir si elles fonctionnent dans votre espace et sous votre éclairage.

Une salle d’attente décorée

Une fois que vous avez choisi votre mobilier et vos couleurs, vous devez choisir des éléments de décoration qui peuvent également créer l'ambiance dans votre espace de réception. Essayez de vous démarquer des autres salles d’attente et choisissez des éléments dont les gens se souviendront et veillez à les adapter à votre clientèle. Il arrive que certains visiteurs n’aient absolument rien à faire pendant leur attente dans une salle. Une salle décorée qui accroche l'œil ne peut donc être que bénéfique. Vous pouvez par exemple, ajouter des œuvres d'arts, un aquarium rempli de poissons ou des jeux, pour grands et petits. En donnant à vos visiteurs des interactions visuels pendant leur attente, non seulement vous rendez votre cabinet unique, mais vous contribuez à détendre vos clients avant leur rendez-vous. La salle d'attente est également l'endroit idéal pour afficher des informations sur votre entreprise.

L’éclairage de la salle d’attente

Le réglage de l'éclairage de votre salle d'attente peut également améliorer le confort de vos visiteurs et créer une certaine ambiance. Une lumière douce et brillante crée un sentiment de calme. Une lumière basse et chaude, quant à elle, donnera une ambiance plus familiale, moins professionnelle, mais peut aussi tout à fait mettre à l’aise. La lumière naturelle peut donner l'impression que votre espace est plus grand.

Il y a donc plusieurs critères importants à respecter afin d’aménager une salle d’attente. Il faut garder en tête que l’attente n’est pas forcément un moment plaisant à passer et qu’il peut toujours être amélioré avec un bon aménagement des locaux. Faites en sorte que les visiteurs se sentent les bienvenus et faites votre possible pour ne pas faire trop “attendre” vos visiteurs. La meilleure façon de savoir si votre salle d'attente est un endroit idéal pour vos visiteurs est de vous mettre à leur place : asseyez-vous dans la salle et notez régulièrement votre expérience. Demandez à d'autres employés de faire de même pour voir si des changements doivent être apportés. Vous pouvez même envisager d'envoyer une enquête à vos clients réguliers pour voir s'ils ont des suggestions à faire.