Nos idées pour ranger chaque papiers administratif
S’il est parfois compliqué de savoir comment bien ranger ses papiers à la maison, trouver la bonne organisation pour les classeurs et autres documents en entreprise n’est pas plus facile. Sur un coin de bureau, sur une chaise, ou à même le sol, ils tendent à s’accumuler. Pourtant, il est essentiel de mettre en place un système d’organisation efficace pour ces derniers. En plus de favoriser un environnement de travail agréable, vous éviterez ainsi de perdre un papier important. Découvrez nos meilleures idées de rangement pour vos papiers administratifs.
Faire du tri
Savoir comment ranger ses papiers commence toujours par les trier. Bien que cela paraisse évident, il est facile de se laisser déborder. Petit à petit, le courrier et les papiers dits « en attente de traitement » s’accumulent. Une fois disséminés ici et là, ils finissent par décourager l’ensemble des collaborateurs et n’atteignent jamais les rangements dédiés. Après avoir atteint le point de non-retour, il est plus difficile de se retrousser les manches pour les classer. Cette étape de tri est essentielle à un bon classement de vos papiers au travail. Elle constitue le point de départ de notre méthode de rangement.
1-Commencez par faire un tri de vos documents en plusieurs catégories.
Réalisez plusieurs piles en regroupant les papiers suivants :
- Les factures ;
- Les bons de commandes ou de livraison ;
- Les devis ;
- Les documents comptables…
2-Créer ensuite des sous-catégories pour mieux les classer.
Par exemple, vous pouvez créer une catégorie « Ressources Humaines », et y intégrer plusieurs sous-catégories :
- Les fiches de paies ;
- Les contrats ;
- Les arrêts maladie…
Maintenant que vous y voyez un peu plus clair, vous pouvez enfin envisager un classement optimisé de chaque document.
Nos astuces et conseils : placez une bannette sur chaque bureau. Au quotidien, les collaborateurs pourront y disposer les documents et le courrier à traiter. À la fin de la journée, la bannette doit avoir été vidée et les papiers rangés au bon endroit.
Créer votre système de conservation des documents
Après avoir trié l’ensemble de vos papiers administratifs, vous pouvez songer à une catégorisation efficace de ces derniers. L’objectif ? Les documents rangés doivent pouvoir être facilement retrouvés en cas de besoin. Pour ce faire, vous devez créer votre propre système de rangement.
Munissez-vous de divers accessoires : pochettes, classeur, trieur, dossiers cartonnés, dossiers suspendus, boîtes, intercalaires… afin d’y placer vos papiers par catégorie.
Nos astuces et conseils : mettez en place un code couleur pour pouvoir retrouver chaque papier en un clin d’œil. Du bleu pour le juridique, du jaune pour les factures…
À l’intérieur de ces mêmes dossiers administratifs, les documents pourront être rangés, au choix, selon vos besoins :
- Par ordre alphabétique : cette organisation permet de trier les papiers par collaborateurs, clients, ou prestataires…
- Par date : le rangement par chronologie permet de trouver aisément un document d’une période donnée, comme une facture.
N’oubliez pas de coller des étiquettes sur les pochettes, trieur ou classeur, pour pouvoir y inscrire le contenu, la date… Vous pouvez dorénavant classer, ou archiver, un papier dans des rangements adéquats.
Investir dans des rangements de bureau professionnels
Pour un classement efficace de chaque document, il est primordial d’avoir à disposition des meubles de rangement de papiers administratifs adaptés. Ces rangements doivent à la fois être solides pour supporter le poids de vos dossiers, mais doivent aussi disposer d’une capacité de stockage suffisante. Si vous n'avez pas de bureau avec rangements, à vous d’opter pour le format qui vous correspond le mieux.
L’armoire à rideaux
Il s’agit d’un indispensable pour classer efficacement des dossiers, des pochettes ou un classeur. L’armoire à rideaux permet d’augmenter significativement votre capacité de rangement, car elle permet de stocker une grande quantité de documents. Très résistante, elle supporte aisément de lourdes charges et accompagnera les collaborateurs durant de nombreuses années. Elle pourra aussi bien accueillir les dossiers administratifs en cours que les archives de l’entreprise.
L’armoire métallique
Elle est parfaite pour conserver des documents à proximité de votre bureau. L’armoire métallique dispose d’une grande capacité de stockage. Un rail permet d’y ajouter vos dossiers suspendus. Son petit plus ? Elle est dotée d’un système de fermeture à clé, laissant ainsi vos boîtes et classeurs confidentiels en toute sécurité.
Le caisson de bureau
Très pratique, le caisson de rangement sera votre meilleur allié pour ranger vos papiers administratifs. Il prend peu d'espace et se glisse facilement sous le bureau grâce à ses roulettes. Muni de plusieurs tiroirs, vous pourrez y ranger vos documents, sans avoir à encombrer votre bureau.
La bibliothèque
Ce meuble de rangement ouvert permet de laisser aux collaborateurs un (ou plusieurs) dossier administratif en libre accès. Si son côté pratique n’est plus à démontrer, la bibliothèque obligera les collaborateurs à la maintenir toujours bien rangée.
Le meuble de classement
Disponible dans différents designs et tailles, le meuble de classement vous permet, par exemple, une conservation optimale de vos dossiers suspendus, de vos plans ou documents grand format devant être stockés à plat. Vous pouvez l’installer dans la pièce contre un mur. Il prend peu de place, mais possède une grande capacité de rangement.
Conserver uniquement les documents essentiels
Si les meubles de rangement professionnels permettent de ranger un grand nombre de papiers administratifs, ils ne sont pas extensibles à l’infini. Tous les documents ne doivent pas être conservés à vie. Au fil des ans, certains sont archivés, ou détruits, pour laisser de la place pour les plus récents.
Néanmoins, pas question de se débarrasser de certains papiers au hasard. Il existe un délai légal de conservation des documents d’entreprise. En voici quelques exemples :
- Pochette registre comptable : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice ;
- Bons de commande, de livraison, factures… : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice ;
- Documents fiscaux (impôts sur les sociétés, CFE, TVA…) : 6 ans ;
- Bulletins de paie : 5 ans ;
- Déclaration d’accidents du travail : 5 ans ;
- Pochette de documents relatifs aux charges sociales : 3 ans ;
- Contrat de travail, primes, soldes de tout compte, retraite : 3 ans ;
- Pochette statuts de société : 5 ans ;
- Rapport du conseil d’administration : 3 derniers exercices.
Grâce à nos astuces et conseils, cette nouvelle organisation devrait vous permettre de toujours être à la pointe dans le rangement de vos papiers administratifs. Plus difficile, mais pas impossible : il vous faudra désormais poursuivre vos efforts en continuant de ranger vos documents régulièrement.
