Réussir le déménagement de ses bureaux

Ça y est ! Le moment est venu d’organiser le déménagement des locaux de votre entreprise. Si un transfert de bureaux peut parfois devenir un véritable casse-tête, il permet surtout de repartir de zéro. Déménager ses équipes implique de faire le point sur vos besoins en termes d’aménagement, d’espace de stockage, et d’ergonomie. Choix du mobilier, bien-être des collaborateurs ou encore mise en carton, nous vous livrons nos meilleurs conseils pour un déménagement d’entreprise réussi.

Préparer son déménagement professionnel en amont

Pour éviter un stress inutile et des imprévus de dernière minute, mieux vaut s’être bien préparé avant de déménager. Dès l’annonce de votre transfert de bail de location, commencez à élaborer un plan efficace sous forme de liste :

• Évaluez les coûts liés au déménagement afin de maîtriser votre budget (société de déménageurs, achat de nouveau mobilier…) ;
• Mesurez la surface de vos nouveaux bureaux afin de pouvoir les aménager ;
• Faites établir des devis pour l’achat de nouveaux meubles professionnels.

Les étapes pour réussir le changement de locaux de votre société

Une bonne organisation est la clé d’un déménagement réussi. Suivez ces conseils pour ne rien laisser au hasard.

Faites du tri

Avant de songer à mettre en carton tous vos dossiers et à protéger les meubles en vue de votre déménagement, un grand tri s’impose. Loin d’être une corvée, cette étape indispensable à tout changement de locaux permet de ne pas vous encombrer inutilement.

Chaque collaborateur de la société sera responsable de la préparation de son propre espace de travail. Le moment est venu de se débarrasser de l’ensemble des fournitures de bureau cassées. Celles en bon état pourront être stockées dans des cartons. Les documents de l’entreprise doivent être triés soigneusement : certains papiers ont peut-être été conservés au-delà du délai légal. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de les emporter avec vous lors du déménagement.

Définissez vos besoins en termes d’espace

Voulu ou non, ce changement d’adresse de vos locaux tombe à pic. Avec un nouvel espace de travail à aménager entièrement, vous allez devoir repenser vos bureaux de A à Z. Vous pourrez par exemple choisir d’installer l’ensemble des collaborateurs en open space, ou au contraire, réorganiser les différents services afin de regrouper certains salariés selon leurs missions.

Ces dernières années, la tendance en matière d’aménagement de bureaux est à l’open space. Venu des États-Unis, ce modèle de management vise à installer tous les employés au sein d’un grand espace ouvert.

Ce style d’organisation de travail représente un certain nombre d’avantages :

• Une communication plus fluide entre collègues ;
• Un meilleur travail en équipe ; - Une réactivité accrue ;
• Une ambiance de travail plus conviviale.

Les salariés sont installés sur de grands bureaux à partager. Conçu avec des dimensions généreuses, ce type de mobilier se veut flexible et spacieux afin de garantir le confort de chacun.

Open space : comment respecter l’intimité des collaborateurs ?
Conversations téléphoniques, réunions en one to one, entretien… Les salariés peuvent parfois avoir besoin d’un peu plus de privacité. Des box acoustiques, ou encore des cloisons séparatrices du bureau peuvent permettre à chacun d’avoir son propre espace de travail.

Songez au mobilier pour vos nouveaux bureaux

Un déménagement d’entreprise est aussi l’occasion d’améliorer le confort et d’accroître la productivité des salariés au travail. Faites le point avec vos équipes sur leurs besoins et prenez en compte leurs remarques. En fonction des tâches à accomplir, certains employés préféreront un bureau plus fonctionnel, avec davantage de tiroirs. D’autres pourraient être plus efficaces en optant pour un bureau plus épuré et spacieux. Les assises, comme les chaises ou fauteuils de bureau, doivent être choisies soigneusement afin de prévenir les troubles musculo-squelettiques.

Enfin, vous pourrez réaliser un inventaire des meubles qui vous suivront (ou non) dans vos nouveaux locaux et commencer à choisir le nouveau mobilier dont vous aurez besoin une fois sur place.

Évaluez vos besoins de stockage

Nouveaux bureaux, nouveau départ. Avec ce changement d’adresse de l’entreprise, plus question de se laisser déborder par des piles de dossiers et autres feuilles volantes. Pour être davantage concentrés et productifs, les salariés ont besoin de travailler dans un environnement de travail organisé. Pensez à investir dans des meubles de rangement spécifiquement pensés pour y ranger du matériel ou des documents.

•  L’armoire à rideaux

Elle figure parmi les équipements indispensables pour aménager des bureaux. Grâce à sa structure métallique, l’armoire à rideaux offre une grande capacité de stockage tout en étant très résistante. Ce type de meubles est idéal pour y ranger des dossiers, des classeurs ou même pour y accueillir vos archives. Elle se décline en différentes tailles afin de s’adapter à votre nouvel espace et de respecter tous les budgets.

•  La colonne de rangement

Ce meuble classeur est parfait si vous cherchez comment organiser efficacement vos documents. Très répandu en entreprise, il permet le rangement de vos dossiers suspendus, par ordre alphabétique ou selon un code couleur prédéfini. Fini les dossiers s’entassant sur le coin d’un bureau !

Faites-vous aider par des professionnels du déménagement

Être déménageur, cela ne s’apprend pas. Pour des raisons évidentes de sécurité, il est préférable d’éviter de faire porter de lourdes charges à du personnel non qualifié. Pour que ce transfert de bail se fasse dans les meilleures conditions possibles, vous pouvez faire appel à une entreprise de déménageurs. Ils offrent un service complet et se chargeront de vous fournir un devis détaillant l’ensemble de leur prestation avec leur prix. En cas d’accord, vous signerez ensuite un contrat encadrant la prestation de déménagement.

Plusieurs options vous seront proposées :

- Mise en carton ;
- Démontage des meubles ;
- Protection des meubles ;
- Transport des cartons et meubles de vos anciens à vos nouveaux locaux ;
- Montage du mobilier à votre nouvelle adresse.

Bien qu’elle représente un coût important, cette étape est fortement recommandée afin de pouvoir emménager sereinement dans vos nouveaux locaux.

Prévenez vos partenaires

Fournisseurs, clients, collaborateurs, vous devez les prévenir du déménagement de votre société. Vous pouvez annoncer ce changement de bail de diverses façons :

- Envoyer des mails ;
- Publier la nouvelle sur vos réseaux sociaux ;
- Mettre à jour votre fiche Google My Business ;
- Modifier vos documents d’entreprise (devis, factures…).

Pour être sûr de ne manquer aucun courrier ou colis important, vous pouvez organiser un transfert auprès de La Poste pendant plusieurs mois ou une année.

Afin d’assurer son bon déroulement, bien organiser son déménagement au préalable est essentiel. N’hésitez pas à consulter vos collaborateurs, même de façon anonyme, afin qu’ils puissent faire remonter d’éventuels dysfonctionnements relatifs à l’organisation de l’espace de travail. Vous pourrez ainsi éviter de les reproduire dans vos nouveaux bureaux et gagner en efficacité.

Les 3 points clés à retenir pour un projet de déménagement d’entreprise réussi :

- Faire l’inventaire sur le mobilier que vous conserverez dans votre nouvelle adresse
- Évaluer vos nouveaux besoins en meubles et accessoires de stockage
- Profitez en pour revoir et améliorer l’organisation de vos locaux